Zo organiseer je een online benefiet- of stille veiling

Bepaal een doel en een datum

Bepaal waarvoor je geld inzamelt en ongeveer hoeveel, en kies dan de data. De meeste benefietveilingen staan ofwel op zichzelf en lopen ongeveer een week, of lopen mee met een evenement: het bieden opent een week vooraf en de kavels sluiten tijdens de avond zelf. Een duidelijk doel en een deadline zijn wat mensen laat bieden.

Verzamel geschonken items

• Vraag breed en vroeg. Lokale bedrijven, ouders, leden en supporters schenken goederen, diensten en belevenissen: een diner, een weekendje weg, een gesigneerd shirt, een dag met een professional.
• Gebruik een eenvoudig schenkingsformulier. Noteer de schenker, een omschrijving, eventuele beperkingen (data, vervaldatum) en hoe het item of de bon wordt geleverd.
• Kies voor wat mensen willen. Belevenissen en pakketten brengen vaak meer op dan losse voorwerpen. Bundel kleine items tot themapakketten.

Schrijf kavels die verkopen

Geef elke kavel een duidelijke titel, een goede foto, wat de winnaar precies krijgt, eventuele voorwaarden en de naam van de schenker — schenkers worden graag genoemd. Vermeld de waarde van het item als je die kent. In sommige landen, waaronder de VS, mag een winnende bieder alleen het bedrag dat hij boven de marktwaarde van wat hij ontvangt betaalt als gift behandelen, dus goede doelen publiceren vaak een waarde voor elk item. Controleer de regels waar je bent.

Stel startbiedingen en biedstappen in

Houd startbiedingen laag genoeg om snel het eerste bod te krijgen — ongeveer een derde tot de helft van de waarde van het item is een gebruikelijk startpunt — en gebruik biedstappen die bij de prijs natuurlijk aanvoelen. Een kavel zonder biedingen oogt ongeliefd; een kavel met een paar vroege biedingen trekt er meer.

Promoot hem bij je supporters

Stuur de link naar je mailinglijst, deel hem op sociale media en vraag schenkers hun eigen kavel te delen. Stuur herinneringen als het bieden opent, een dag vóór de sluiting en in het laatste uur. Toon op de avond van een evenement de link en een QR-code op de tafels en het scherm.

Sluit het bieden eerlijk af

Laat kavels in kleine groepen sluiten in plaats van allemaal tegelijk, zodat bieders die een kavel mislopen door kunnen naar de volgende. Gebruik soft close: een bod in de laatste minuten verlengt de klok van die kavel; dat stopt sniping op de laatste seconde en houdt de sfeer in de zaal goed.

Laat betalen, lever en zeg dank je wel

Vraag winnaars direct na de sluiting online te betalen, voordat de vrijwilligers naar huis gaan; wekenlang achter betalingen aanzitten is de meest voorkomende hoofdpijn. Regel daarna levering of ophalen, stuur kwitanties in de vorm die je land vereist, en bedank zowel winnaars als schenkers — het opgehaalde totaal bekendmaken is het beste bedankje van allemaal, en het brengt mensen volgend jaar terug.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een stille veiling en een live veiling?

Bij een stille veiling plaatsen mensen biedingen zonder veilingmeester, vroeger op papieren biedlijsten en tegenwoordig meestal op hun telefoon, en het hoogste bod bij het sluiten van de kavel wint. Een live veiling wordt door een veilingmeester in de zaal afgeroepen. Veel evenementen doen allebei: een stille veiling voor de meeste kavels en een korte live veiling voor een paar topstukken.

Hoe lang moet een online benefietveiling lopen?

Ongeveer een week werkt goed voor een actie die op zichzelf staat. Hoort hij bij een evenement, open het bieden dan een paar dagen tot een week vooraf en laat de kavels tijdens de avond sluiten.

Welke items brengen het meest op bij een benefietveiling?

Belevenissen en dingen die je niet zomaar met geld koopt — een kijkje achter de schermen, een vakantiehuis voor een week, een gesigneerd item — en goed samengestelde pakketten brengen meestal meer op dan losse alledaagse voorwerpen.

Kunnen winnende bieders hun bod als gift opvoeren?

Dat hangt af van het land. In sommige landen, waaronder de VS, telt alleen het bedrag dat boven de marktwaarde van het item is betaald als gift. Controleer de regels waar je bent voordat je bieders iets belooft.